HOWTO: Come scrivere mail in modo corretto

In questo piccolo howto imparerai a scrivere una mail in maniera corretta, che rispetti gli standard e che sia veramente letta dal tuo destinatario.
Qui di seguito un decalogo leggermente ampliato:

1. Eliminare le ridondanze. Le ripetizioni spingono il lettore a passare oltre, a leggere in fretta, e a perdere passaggi importanti della mail.

2. Usare più cifre e elementi specifici. Invece di “il progetto non sta rispettando di molto i termini per la maggior parte delle richieste”, preferire: “il progetto e in ritardo di 3 settimane nella consegna degli hamburger”.

3. Aggiungere la contestualizzazione mancante. Il lettore della mail sa, ad esempio, che gli hamburger sono fondamentali per il fabbisogno nutrizionale della vostra regione, incidendo per 30.000 euro al giorno nelle spese delle famiglie.

4. Focalizzare sull’argomentazione più importante. Quegli hamburger, per quanto importanti per il benessere delle famiglie, devono essere spediti il prima possibile semplicemente perché stanno costando precise perdite economiche alla vostra azienda. Punto.

5. Eliminare materiale off-topic. Le migliori mail dicono una cosa, subito, e basta. Al massimo due, se strettamente correlate fra loro. Un solo tema principale aiuta anche il destinatario a etichettare e ad archiviare correttamente la mail.

6. Cercare i possibili equivoci e rimuoverli. I paradossi, le ambiguità letterarie, i giochi di parole non vanno bene per una mail di lavoro. Forse, neanche per una mail privata, in definitiva.

7. Eliminare quello che potrebbe piacere solo a noi. C’è qualche passaggio della mail che ci fa ridere particolarmente, di cui andiamo specialmente fieri? Forse, è meglio eliminarlo. Non è detto che quello che ha presa su di noi, soprattutto se a produrlo siamo stati, nella fattispecie, noi, possa piacere anche agli altri. L’insegnamento anche generale da trarre da questo punto potrebbe essere notevole.

8. Eliminare qualunque cosa scritta in un momento di emozione. Stretto corollario del punto precedente. Inoltre, tendiamo a non mostrare direttamente la parte di cui prendiamo le difese, in un’eventuale diatriba che stiamo presentando a qualcuno.

9. Abbreviare al massimo. In linea di massima, ma anche considerando che sempre più persone leggono le mail dal loro terminale mobile, che non ha certo uno schermo paragonabile a quello sui cui abbiamo composto il nostro poema.

10. Aspettare un po’ prima di spedire. Molte mail non sono poi urgenti come ci sembra al momento in cui le scriviamo. E, poi, potremmo sempre non aver fatto abbastanza attenzione ad applicare tutti i punti del decalogo al nostro testo. Prendiamoci qualche ora. In qualche caso, un giorno. In casi estremi, non spediamola affatto.

Ecco di seguito le integrazioni effettuate dal mio amico Lorenzo:

1. Non rispondere con il “top post”, cioè rispondere sopra al testo quotato originale, ma rispondere sotto, come sto facendo in questo caso. Purtroppo gmail di default lo fa, come outlook, e ha “abituato” male un po’ tutti..
   Secondo me, ma non solo secondo me, il top post è una cavolata per due motivi:
   a) inverte il filo logico della discussione.
   b) dato che è facile rispondere, perché non devi scorrere tutto il mio messaggio, di norma accade che chi risponde non legga affatto il mio messaggio..

2. Leggere tutti http://wiki.news.nic.it/QuotarBene, su come “quotare”, che io ho anticipato
   al punto precedente. Del resto è scritto dal nic.it, l’authority italiana dei domini *.it

3. Evitare l’HTML!!

4. Evitare altra “fuffa” inutile, insomma la email deve essere “asciutta” e pulita.

5. Usare il buon senso e non spedire allegati in formati chiusi o di fatto illeggibili

Su questo argomento ne scrive anche Luca Morettoni, a questa pagina